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标题: 会议指南 [打印本页]

作者: ucoat 时间: 2008-11-19 23:19
标题: 会议指南

会议指南

我们经常都要开会，也许开太多的会了。有多少人真的知道如何开一个有效率的会呢？我们真的需要开会吗？

如果你经常开会，那么你应该问问自己以下的问题：
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如果能重拾开会的时光，你会感到快乐吗？
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你是否都清楚每次组织/参加会议的目的？
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这些目的都能达到吗？
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你事先收到/发出会议安排吗？
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该参加会议的人出席了吗？
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你有没有要求并告诉参加人员在会议前要做什么准备？
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每次会议后你都有收到/发出会议记要吗？

如果对上面的一个或一个以上问题的答案是“不”，那么请继续往下读。

我们都参加过很多会议。有的会议化太多的时间讨论三两个人就能解决的问题。为什么还要开会呢？过多的会议可能变成委员会决定症，该症状将导致权力被削弱、行动被拖延以及凝聚团队变成空想。开会有开会的作用，但我们应该发挥它的长处。那我们该怎么办呢？想想下面的问题

开会前
需要开会吗？真正想达到的目的是什么，不开会会有什么后果？我们很容易陷入常规性会议，因此我们必须时刻考虑我们想要做什么。会议可分为四种类型：
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讨论决议
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简况介绍
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信息交流
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解决问题
不同类别要求不同的方法，所以最好先搞清楚你的标的物。

会议的时间和规模是很重要的。两小时左右是人们能够保持兴趣，进行有益的讨论和评论的最长时间。所以我们应当考虑在有效的时间内能进行多少有用的讨论。如果你的会议所需时间较长，尽量在午餐前一个小时或下班后开会。

如果你想给尽可能多的人参加会议的机会，12-15人的会议应该是开会的极限人数了。对有些不习惯参加会议的人，让他们参加会议是否合适？看看会议议事表——是否每个人都有必要参加全部的会议——如果不是，为什么不考虑开两个小会呢？

会议议事表
一般来说，会议议事表都是含糊不清的。例如，“培训预算”说明不了什么问题，“讨论明年培训计划分配”就能让关心该问题的人形成一些想法并做些准备。我们应该让会议议事表包含下列内容：
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信息
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讨论
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决议

我们应该什么时候发会议议事表？通常在开会前两三天。如果发得太迟了，别人会不够时间做准备；太早了，别人又会忘记。

你有没有考虑过议事表中各项的顺序？会议的前面部分通常比其他部分更有创意，所以如果需要创意的话，我们应该好好利用这段时间。通常最好从统一的有趣的项目开始。如果你从有争议的项目开始，就会减低会议后面部分的价值。会议的中段，我们常会碰到一个兴趣下降期。继续一个有趣的话题是让我们渡过这一段时期的好方法。不要讨论琐碎但紧急的话题——我们却总会这么做。为什么不给议事表上的每个项目留点空间呢？

如果你没时间发议事表，你也应该用几分钟时间决定所议事项的内容——这样能节省你后面的时间。在这种时候用活动挂图是必不可少的。

召开会议
主持会议没有对错之分。但为了更有效率，我们必须考察开会过程。

先看看领导人的角色。多数人喜欢主导会议，然而领导人的自我放纵可能是会议最大的障碍。危险信号就是决大部分的话都是他们自己在说。领导人的责任是达到会议的目的。他们是团队的服务者而不是操控者。
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帮助解释信息
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阐明道理
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推动讨论
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总结
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确保所有参加者都发言
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控制——确保话题围绕重点

我们如何主持会议呢？开会时人们总是迟到。确保会议准时召开的方法就是按时召开。如果你记录下迟到者的迟到时间，他们多半会在下次准时到。

活动挂图对每个会议都是重要的。在活动挂图上记录会议目的（部分会议）以确保所有出席会议的人都注意力集中。仔细听讲对于所有出席会议并准备照着去做的人是非常重要的。大多数人不会认真听。重点可能被漏过了，有的人还在开会时交头接耳。重要的是每个观点都是客观的，这才是领导该做的事。

应该劝告开会的人在别人讲话、阐明观点和提出不同意见时保持安静。

在开会时和会议结束时，总结是重要。它具有回顾过程和确定结论的作用。

应该鼓励每一个人全身心地投入会议，虽然不是每个人都会对所有的观点提出建议。别忘了领导人最大限度地参与就意味着员工最小程序地参与。有一点非正式的态度是必要的。它能让人安心，但注意不要随便得失控。在进行争论时，常会表现出想占上风的感觉。我们应当避免发生这种情况，领导人应当引入其他与会成员的评论，问询有关的事实和理由，然后把与会者重新导向会议的目标并指出时间的有限。

如果不需要与会者做出决定的议题已经搞清楚了，不必担心停止这一议题的讨论。继续讨论可能需要更多的事实、更多的其他看法和时间。不值得在这样的问题上化时间讨论，就别这样做。

如果你准备再开一个会，就应当确定时间。这才能节省后面的时间。

人的问题
任何会议都会有人的问题。以下是解决他们的方法：
沉默型的人引导他们加入讨论。努力帮助他们说出自己的意见，同
时保证每个人都在听他讲。

健谈型的人
打断他们的谈话同时谢谢他们的意见。可以这样说“那是个有趣的观点，其他人怎么看呢”？这办法比较有效。

吹毛求疵型的人

他们总在小问题上纠缠不清。问问其他的与会者是否愿
意就这一问题展开讨论或者建议稍后再说。

反对型的人

确保你有事实上的理由和依据

霸道型的人

让他们闭嘴，除非其他人赞同他说的。

困难的局面
大多数会议都会不时地出现困难的局面，这样在局面简直太频繁了。
不同意

保持事实求是的态度，如果流于感性化，你就失败了。

遇到不同意的情况，双方都应该说出为什么，不是感觉

上的，而是清楚准确地叙述。只要把个人因素排除在

外，意见冲突往往是建设性的、有益的。

离题

强调目标并不时进行小结

不受欢迎的问题

采取积极路线，寻求支持者并强调好处。

过分亲密易生侮慢之心。对于会议也是如此。我们化太多的时间开会或主持会议，是时候需要我们对自己在做什么进行一个检察。规则很简单，记住如下几条：

需要

目标

谁该参加

会议议事表和顺序

领导人应当做的事

用活动挂图

小结结果
不必为没有召开会议而担心——你可能不需要委员会的决定就能采取行动并且可以给予某些人更多的授权。

如果不是你由主持会议，而只是参加，你也并没有与会议脱钩。你有和领导一样的责任去开一个高效率的会议。

作者: 长青业 时间: 2008-11-22 00:13
很感谢楼的提醒,说句实在的,我平均每两就开一次,每次开会都很有压力,不过到后来,感觉到已经麻木了,
再后来,我就开始主持了,看了楼主的文章后,我顿时明白,如果把一切想周到,开会就未必是有压力

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