如何解决在管理体系认证与运行过程中“两张皮”的问题？

就这样生活 · 发表于 2009-2-4 15:56:29

如何解决在管理体系认证与运行过程中“两张皮”的问题？在推行管理体系认证与运行的过程中，我们经常提到这样一句话：该写的要写到，写到的要做到，做到的要有记录。但在管理体系认证审核、监督检查与实际运行过程中常常发现组织实际所做的与组织文件规定的差别较大，“两张皮”现象非常突出，并且还带有一定的普遍性，极大地阻碍了管理体系认证工作的深入开展与标准的宣贯，在社会上造成了极坏的影响。很多人认为体系认证工作只是上级政府要求、用户需要才取证的，对本组织来说，只是增加麻烦，不能创造价值，毫无实际意义。更有体系认证中心委派的审核员出于自己利益的考虑，对“两张皮”现象比较突出的企业放松其要求，只要符合本认证中心的规定要求，无论实际与标准符合与否，均认为是符合标准的，所以认证企业年年均能通过认证审核。而认证企业也不愿意再花时间、精力、人力、财力对现有体系进一步完善和改进，致使企业管理体系停留在原有基础上没有任何改变，甚至出现滑坡或**现象。
1、“两张皮”现象主要表现在如下方面：
1.1、管理体系文件规定的内容和要求与组织实际运行的方法和操作脱节，写的是一套，实际干的是另一套。
1.2、传统不规范的管理方式和陋习在体系运行过程中表现相当突出，组织不扎扎实实在管理评审和内部审核、日常监督检查上下功夫，不按体系文件的内容和要求去实施，而是应付审核检查，搞形式主义，走过场，甚至搞假资料。
1.3、平时不按体系文件规定去做，认证审核或监督检查时临时抱佛脚，突击补文件、补记录。
1.4、不认真学习有关标准和文件，不了解文件的规定和要求，固执已见，仍然按自己的不良行为习惯和喜好实施管理和操作，标准和文件运行效果很差。
1.5、一些组织的部门负责人知识层次偏低，对标准和体系文件的理解能力很差，难以适应管理体系运行的规定和要求。
1.6、管理体系的职责分工不明确或不落实，碰到具体问题时互相推诿或无人负责，失去控制。
1.7、在体系运行的实际操作过程中，日常的生产管理或经营管理与体系标准要求结合不好，有的企业在实际工作中人为地将两者隔离开来，我做我的生产管理或经营管理，你搞你的体系运行。
1.8、对标准的理解不准确或不全面，不能在实际工作中正确和有效地应用。
1.9、传统的管理习惯根深蒂固，图省事、怕麻烦，不愿做长期的打算，应付了事，没有一种责任感和紧迫感。
10、一些企业**目光短浅，认为体系认证工作不能创造经济效益、无利可图，把完成生产任务、取得直接经济效益为“硬任务”；还把体系运行视为“软任务”，硬与软在重视程度上和下的功夫上不一样，体现为一手硬一手软。
11、有些企业取证后，只重视对外的证实功能，忽略其提高和改进自身体系建设能力和运行能力，大搞形式主义，做表面文章。
12、有些企业没有认识到体系运行是企业改善管理系统、促进企业发展的需要，大量工作只是在外部审核员提出整改要求时才实施整改，不能针对企业系统性问题提出改善方案，只是头痛医头、脚痛医脚。
13、外部审核人员出于考虑自己利益、本身能力、对企业熟悉程度、时间、专业技术等多方面因素的影响，在外审时不能对企业现状做出正确、公正的评价，只能对企业表面现象做出一般性评价，致使企业的认证工作停留在表面上，不能做深入细致的落实，也造成一种认为这就是体系认证工作的错误认识。
以上在企业体系认证与运行过程中存在的种种“两张皮”现象是体系运行和持续改进的障碍，是企业持续发展与提升的绑脚石。如果不解决这些问题，企业就不可能发展，管理就不可能改善，适应市场的竞争能力就成了一句空话。
2、如何解决上述这些问题，从根本上杜绝“两张皮”的现象呢？笔者认为应从以下几个方面着手：
2.1、组织最高管理层是体系有效运行的关键。
2.2、持续不断地宣贯标准，是保证体系持续有效运行的群众基础。
2.3、经常性地监督检查，是解决贯标认证与实物质量“两张皮”现象的重要手段。
2.4、端正体系认证的态度，纠正工作作风。
2.5、完善责任机制，明确和落实管理职责。
2.6、加强各职能部门的监督检查。
2.7、开展培训教育工作，解决人员素质不高的问题。
2.8、从全局和整个企业考虑，系统地解决体系运行方面的问题。
2.9、选择合格的外部审核人员，正确、公正地行使外部审核工作。
“两张皮”问题是体系运行与认证过程中的一种不正常现象，是推进管理体系认证和运行中的障碍，解决“两张皮”问题是体系认证与运行正常开展的先决条件。只有从思想、作风、培训、职责、审核与监督检查等多方面落实各项工作内容和方法，才能从根本上解决“两张皮”问题；只有把相关资源、具体措施落到实处，才可以保证组织管理体系有效运行和认证工作的开展。